Privacyverklaring

1. Inleiding

Bindly is een CRM-platform voor Nederlandse ondernemers, zzp’ers en kleine teams, aangeboden door FusionStudios (“Bindly”, “wij”, “ons”). Wij hechten grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wetgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring is van toepassing op:

• de website bindly.nl (inclusief subdomeinen);
• de applicatie app.bindly.nl;
• onze communicatie met (potentiële) klanten, bijvoorbeeld via e-mail of het contactformulier.

2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Bij het gebruik van Bindly moet onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten verwerkingen:

a. Verwerkingen waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit betreft persoonsgegevens die wij voor eigen doeleinden verwerken, zoals gegevens van websitebezoekers, accountgegevens van onze klanten en gebruikers, facturatiegegevens en supportcommunicatie. Op deze verwerkingen ziet deze privacyverklaring.

b. Verwerkingen waarvoor wij verwerker zijn. Onze klanten slaan in Bindly gegevens op over hún relaties: contacten, bedrijven, deals, taken, notities en (via add-ons) maillijsten. Voor deze “Klantdata” is de klant zelf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uitsluitend verwerker. Wij verwerken deze gegevens alleen in opdracht van de klant, op basis van de met de klant gesloten verwerkersovereenkomst. Bent u opgenomen in het CRM van een van onze klanten en heeft u vragen over uw gegevens? Neem dan contact op met de betreffende organisatie; zij is uw eerste aanspreekpunt. Waar nodig ondersteunen wij onze klant bij het afhandelen van uw verzoek.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarvoor?

3.1 Bezoek aan de website (bindly.nl)

Gegevens	Doel	Grondslag
IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, bezochte pagina’s	Technisch functioneren en beveiligen van de website	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
Geaggregeerde bezoekstatistieken	Verbeteren van de website	Gerechtvaardigd belang, dan wel toestemming voor zover wettelijk vereist
Gegevens ingevuld in het contactformulier (naam, e-mailadres, bericht)	Beantwoorden van uw vraag	Gerechtvaardigd belang / uitvoering van (pre)contractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG)

Zie voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken onze afzonderlijke cookieverklaring.

3.2 Account en gebruik van de applicatie (app.bindly.nl)

Gegevens	Doel	Grondslag
Naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), organisatienaam	Aanmaken en beheren van het account, authenticatie	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Telefoonnummer of authenticatie-app-gegevens t.b.v. tweefactorauthenticatie (2FA)	Beveiliging van het account	Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Inloggegevens, IP-adressen, sessiegegevens, audit log	Beveiliging, misbruikpreventie, controleerbaarheid	Gerechtvaardigd belang
Gebruiksgegevens (welke functies worden gebruikt, foutmeldingen)	Verbeteren en doorontwikkelen van de dienst, support	Gerechtvaardigd belang
Instellingen en voorkeuren	Leveren van de dienst	Uitvoering van de overeenkomst

3.3 Facturatie en administratie

Gegevens	Doel	Grondslag
Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, contactgegevens	Facturatie en administratie	Uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)
Betaalgegevens (via onze betaalprovider)	Afwikkelen van betalingen	Uitvoering van de overeenkomst
Factuurhistorie	Fiscale bewaarplicht	Wettelijke verplichting

3.4 Support en communicatie

Gegevens	Doel	Grondslag
Naam, e-mailadres, inhoud van supportverzoeken	Afhandelen van vragen en storingen	Uitvoering van de overeenkomst
Serviceberichten (bijv. over onderhoud, wijzigingen of facturen)	Informeren over de dienst	Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Nieuwsbrief en productupdates	Marketing	Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) of het “klantenregime” van art. 11.7 Telecommunicatiewet; afmelden kan te allen tijde via de afmeldlink

3.5 Koppelingen met diensten van derden

Wanneer u zelf een integratie activeert (zoals de koppeling met Google Calendar of Gmail), verwerken wij de gegevens die voor die koppeling noodzakelijk zijn (zoals agenda-items of e-mailmetadata) uitsluitend om de koppeling te laten werken. U kunt een koppeling op ieder moment weer intrekken via uw accountinstellingen en/of via de instellingen van de betreffende derde. Op het gebruik van diensten van derden is tevens het privacybeleid van die derde van toepassing.

4. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen hebben voor u of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Wij hanteren onder meer de volgende termijnen:

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst; na beëindiging worden het account en de bijbehorende gegevens na afloop van de exporttermijn van 30 dagen verwijderd, behoudens gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt en behoudens back-ups die volgens een rotatieschema van maximaal 90 dagen automatisch worden overschreven.
• Klantdata (CRM-gegevens van klanten): gedurende de looptijd van de overeenkomst; na beëindiging verwijderd conform de verwerkersovereenkomst (na afloop van de exporttermijn van 30 dagen; back-ups volgens rotatieschema van maximaal 90 dagen).
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Supportcorrespondentie: maximaal 2 jaar na afhandeling.
• Logbestanden en beveiligingslogs: maximaal 12 maanden, tenzij langer noodzakelijk voor onderzoek naar een incident.
• Contactformulier (geen klant geworden): maximaal 12 maanden.
• Nieuwsbriefgegevens: tot u zich afmeldt.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die ons helpen de dienst te leveren (“sub-verwerkers” en zelfstandige dienstverleners), zoals:

• hostingproviders (servers en opslag binnen de Europese Economische Ruimte);
• e-maildienstverleners (voor transactionele e-mails en, met uw toestemming, nieuwsbrieven);
• betaalproviders (voor de afwikkeling van betalingen);
• leveranciers van integraties die u zelf activeert (zoals Google);
• onze boekhouder/administratie, voor zover noodzakelijk.

Met partijen die als verwerker voor ons optreden sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Een actueel overzicht van sub-verwerkers die Klantdata verwerken is opgenomen in (de bijlage bij) onze verwerkersovereenkomst en op te vragen via privacy@bindly.nl.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een bevel van een bevoegde autoriteit.

7. Doorgifte buiten de EER

Bindly wordt gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Uitgangspunt is dat persoonsgegevens binnen de EER worden verwerkt. Voor zover een door u geactiveerde integratie (zoals Google-diensten) of een specifieke leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor al het dataverkeer;
• versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing);
• tweefactorauthenticatie (2FA) als beschikbare accountbeveiliging;
• toegangsbeperking op basis van rollen en het “need to know”-beginsel;
• logging en monitoring van toegang tot systemen;
• periodieke back-ups en updates van systemen.

Een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen met betrekking tot Klantdata is opgenomen in de bijlage bij onze verwerkersovereenkomst.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”);
• Beperking van de verwerking;
• Overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit);
• Bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing;
• Intrekking van toestemming, wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd; intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt uw verzoek indienen via privacy@bindly.nl. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen. Betreft uw verzoek gegevens die een klant van ons over u in Bindly heeft opgeslagen, dan verwijzen wij u door naar die klant (zie paragraaf 2).

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Minderjarigen

Bindly is een zakelijke dienst en niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

11. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving. De actuele versie staat altijd op bindly.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij accounthouders via e-mail of via de applicatie.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

FusionStudios / Bindly Sint Nicolaaslaan 32, 3984 JB Odijk KvK-nummer: 94207666 E-mail: privacy@bindly.nl